Ansökan ska följa kommunens riktlinjer för godkännande av enskild pedagogisk omsorg. Den ska göras i god tid innan verksamhet beräknas starta. Efter det att komplett ansökan inkommit till förvaltningen är utredningstiden upp till 4 månader. Uppgifterna i ansökan är offentliga.
Inbetalning av ansökningsavgift ska ske i samband med att ansökan lämnas in till kommunen. Vid flera ansökningar ska en inbetalning göras per ansökan. Avgift tas ut även om ansökan om godkännande inte beviljas. Utbildningsnämnden prövar inte ansökan om avgiften inte är betald.